Vor der Analyse ist nach der Analyse
von Svenja Gimbel
Nutzen Sie Vertiefungs- und Maßnahmenworkshops, um die Belastungen zu konkretisieren
Die Gefährdung durch psychische Belastungen ist an der Quelle zu bekämpfen
– hier beginnt die eigentliche Arbeit.
Zielgruppe der Maßnahmenableitung
Im Hinblick auf einen verhältnismäßigen und ökonomischen Einsatz von Ressourcen, fordert der Gesetzgeber nach §5 ArbSchG die Ableitung von Maßnahmen vor allem bei (besonders) gefährdeten Abteilungen/Einheiten. Erfahrungsgemäß zeigen etwa 10-15% der Auswertungseinheiten ein erhöhtes Risiko.
Der HealthVision Workshop kann separat beauftragt oder auch durch ein anderes Format wie in-house Moderator:innen, Krankenkassen oder andere qualifizierte Berater:innen durchgeführt werden.
Selbstverständlich sollten sich die „unauffälligen“ Einheiten ebenfalls mit Ihren Ergebnissen auseinandersetzen und mit Hilfe der Führungskraft reflektieren:
- Wo sind die Stärken unserer Abteilung bzw. Auswertungseinheit? Was sollte unbedingt bewahrt und ausgebaut werden?
- Wo gibt es Herausforderungen und Verbesserungshinweise?
- Welches Thema könnten Sie als Team in den nächsten Monaten mit dem geringsten Aufwand und der höchsten Erfolgswahrscheinlichkeit angehen?
Grundsätze der Maßnahmenableitung
Der Gesetzgeber fordert neben einem Screening die Ableitung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen nach den Grundsätzen von §4 ArbSchG. Dieses Prinzip basiert zwar auf dem klassischen Arbeitsschutz zu körperlicher Gesundheit, lässt sich aber genauso gut auf die psychische Gesundheit anwenden.
In einem vierstündigen Workshop führen wir als Healthvision Ihr Team und die Führungskräfte von der Feinanalyse hin zu konkreten Umsetzungsplänen mit Verantwortlichen und Messgrößen für den Erfolg. Folgende Themen werden hierbei forciert:
Beispielhaftes Ergebnis: Erarbeitet in einem Kundenworkshop
- Technische Lösungen (ArbSchGesetz § 4 Abs. 3) (z.B. bei psychischer Belastung wie Lärm, Licht oder ungünstige Gestaltung Arbeitsplatzes)
- Organisatorische Lösungen (ArbSchGesetz § 4 Abs. 4) (z.B. bei herausfordernder Arbeitszeit z.B. Schichtarbeit, Arbeitsabläufe, Informationsfluss )
- Persönliche Lösungen (ArbSchG § 4 Abs. 5) (z.B. Bedarf betrieblicher Gesundheitsförderung wie Zeitmanagement- Seminare)
Die Maßnahmenworkshops der HealthVision GmbH sind so konzipiert, dass die verantwortlichen Führungskräfte bereits im zweiten Teil des Workshops anwesend sind, wo die Ergebnisse präsentiert und hinsichtlich der Umsetzbarkeit diskutiert werden. Im Nachgang werden alle Materialien als Fotoprotokoll zur Verfügung gestellt. Zielstellung ist die Ausgestaltung und Planung praxisorientierter und bedarfsgerechter, kurz, mittel- und langfristiger Maßnahmen.
Zusammen erreichen Sie mehr
Die Erarbeitung praktikabler Prozesse und Veränderungen in Abteilungen und Teams werden vor allem durch eine partizipative Bottom-up Herangehensweise unterstützt. Je mehr Spielraum und Selbstbestimmung Mitarbeiter:innen wahrnehmen, desto kreativer gestalten sie ihre Ideen aus (Deutinger, 2017 & Mast, 2022). Aber kulturelle und organisationale Probleme in die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu legen, würde das Problem verlagern. Wenn Arbeit oder das Arbeitsumfeld an sich der Auslöser von Stress ist, ist sind verhaltenspräventive Ansätze wie ein Stressmanagementtraining allein nicht die Lösung. Die Krankenstandsanalyse der DAK eigt: Denken Sie groß und vielschichtig und eben nicht nur an den Obstkorb oder Fitnessstudiogutscheine.
Verhältnisprävention geht vor Verhaltensprävention!
Bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen erfolgt stets eine Kosten-Nutzen-Abwägung. Maßnahmen sollten zudem möglichst an der Ursache der Belastung ansetzen (also auf Organisations-, Struktur-, Prozess- und Tätigkeitsebene) und weniger bei den Mitarbeitenden.
Mit der Formulierung steht und fällt die Umsetzung
Mitarbeiter:innen können dazu bewegt werden , organisationale Veränderungen aktiv mitzugestalten und zu unterstützen, wenn sie angemessen angeleitet werden (Faupel & Süß, 2017)
Die Zielformulierung ist erfahrungsgemäß ein anspruchsvoller und oft schwieriger Arbeitsschritt. Die gemeinsame Erarbeitung von Zielformulierungen an den SMART Kriterien unterstützen die Erarbeitung von umsetzbaren & wirksamen Lösungen:
- Spezifisch: verständlich, eindeutig, konkret
- Messbar: anhand eindeutiger Indikatoren
- Attraktiv: erstrebenswert
- Realistisch: erreichbar, bedeutsam
- Terminiert: verbindlich
Ideen allein reichen nicht aus
Nur wenn die Verantwortungsbereiche klar geregelt sind, können die Mitarbeitende der Abteilung selbst, Führungskräfte, HR und BGM ihre Aufgaben effektiv und mit voller Energie angehen. Deshalb sollten Prioritäten, Termine, Budgets und Zuständigkeiten in Teams klar vereinbart werden. Das Team sollte idealerweise auch einen gewissen Einfluss auf die Erreichbarkeit der Ziele haben.
Terminierung & Transparenz
Nicht jede Maßnahme kann und muss sofort umgesetzt werden. Aufgrund dessen ist die Überführung in einen Maßnahmenplan (Was? Wer? Bis wann?) mit terminierten Arbeitsschritten und klarer Aufgabenverteilung wichtig. Hierbei ist besonders entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig und stetig über Entscheidungen zu informieren und die Umsetzung – v.a. bei abteilungsübergreifenden Themen – transparent zu gestalten. Dazu zählt eben auch, konkrete Verantwortlichkeiten festzulegen und diese einzuhalten.
Wirkungskontrolle und Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung
Das Gesetz fordert, dass Betriebe nachhalten, ob sich die psychische Belastungssituation nach Umsetzung der Maßnahmen verändert hat oder nicht. Wenn Sie zum Beispiel Maßnahmen ergriffen haben, um die Unterbrechungen bei der Arbeit zu verringern (Aufklären der Kollegen, geschlossene Zimmertür o.a.), sollten Sie nach einer angemessenen Frist kontrollieren, ob sich die Zahl der Störungen tatsächlich verringert hat. Dazu können Sie die betroffenen Beschäftigten mündlich fragen oder eine schriftliche Kurzbefragung durchführen.
Denken Sie an die Dokumentationspflicht!
Die Dokumentation kann in Papierform oder aber auch in Form elektronisch gespeicherter Dateien erfolgen. Die notwendigen Inhalte der Dokumentation sollten hierbei sein:
- Festlegung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen, inklusive Umsetzungsfrist und verantwortlicher Person
- Durchführung der Maßnahmen
- Überprüfung der Wirksamkeit
Erfahrungsgemäß ist der Aspekt der Dokumenation ein großes Hindernis- mit Excel, haben alle Zugriff auf das Dokument, wer übernimmt die Nachverfolgung?
HealthVision hat hierfür ein Online- Maßnahmenmodul entwickelt: In der Plattform wird ein Template zur Maßnahmendokumentation freigeschaltet, in dem die einzelnen Maßnahmen beschrieben und deren Umsetzungsgrad dokumentiert wird. Das Modul fördert die Implementierung der Maßnahmen und schaffte sowohl für Führungskräfte als auch für den Steuerungskreis Transparenz über den Stand des Prozesses.
Sprechen Sie uns an!
Zum Nachlesen:
Deutinger, G. (2017). Kommunikation im Change: Erfolgreich kommunizieren in Veränderungsprozessen (2. Aufl.). Springer Gabler.
Faupel, S. & Süß, S. (2017). Führung als Erfolgsfaktor in Veränderungsprozessen, Internetpublikation auf www.haufe.de (https://www.haufe.de/personal/hr-management/fuehrung-als-erfolgsfaktor-in-veraenderungsprozessen_80_423802.html)
Mast, C. (2022). Interne Unternehmenskommunikation: Mitarbeiter und Führungskräfte informieren und motivieren. In: Zerfaß, A., Piwinger, M., Röttger, U. (eds) Handbuch Unternehmenskommunikation. Springer Gabler, Wiesbaden.
