Maßnahmen-Workshops nach PGBU: Wie Sie nach der Analyse wirkungsvoll handeln
Janine Fuchs
Die psychische Gefährdung an der Quelle bekämpfen – hier beginnt die eigentliche Arbeit
Im Hinblick auf einen verhältnismäßigen und ökonomischen Einsatz von Ressourcen, fordert der Gesetzgeber nach §5 ArbSchG die Ableitung von Maßnahmen vor allem bei (besonders) gefährdeten Abteilungen/Einheiten. Erfahrungsgemäß zeigen etwa 10-15% der Auswertungseinheiten ein erhöhtes Risiko.
Der HealthVision Workshop kann separat beauftragt oder auch durch ein anderes Format wie in-house ModeratorInnen, Krankenkassen oder andere qualifizierte BeraterInnen durchgeführt werden.
Auch Teams ohne akuten Verdacht sollten ihre Ergebnisse nutzen
Mit Hilfe der Führungskraft sollte reflektiert werden:
- Wo sind die Stärken unserer Abteilung bzw. Auswertungseinheit? Was sollte unbedingt bewahrt und ausgebaut werden?
- Wo gibt es Herausforderungen und Verbesserungshinweise?
- Welches Thema könnten Sie als Team in den nächsten Monaten mit dem geringsten Aufwand und der höchsten Erfolgswahrscheinlichkeit angehen?
Grundsätze der Maßnahmenableitung
Der Gesetzgeber fordert neben einem Screening die Ableitung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen nach den Grundsätzen von §4 ArbSchG. Dieses Prinzip basiert zwar auf dem klassischen Arbeitsschutz zu körperlicher Gesundheit, lässt sich aber genauso gut auf die psychische Gesundheit anwenden.
In einem vierstündigen Workshop führen wir als Healthvision Ihr Team und die Führungskräfte von der Feinanalyse hin zu konkreten Umsetzungsplänen mit Verantwortlichen und Messgrößen für den Erfolg. Folgende Themen werden hierbei forciert:
Beispielhaftes Ergebnis: Erarbeitet in einem Kundenworkshop
- Technische Lösungen (ArbSchGesetz § 4 Abs. 3) (z.B. bei psychischer Belastung wie Lärm, Licht oder ungünstige Gestaltung Arbeitsplatzes)
- Organisatorische Lösungen (ArbSchGesetz § 4 Abs. 4) (z.B. bei herausfordernder Arbeitszeit z.B. Schichtarbeit, Arbeitsabläufe, Informationsfluss )
- Persönliche Lösungen (ArbSchG § 4 Abs. 5) (z.B. Bedarf betrieblicher Gesundheitsförderung wie Zeitmanagement- Seminare)
Unser Workshop-Ansatz: gemeinsam, praxisnah, umsetzbar
Die Maßnahmenworkshops der HealthVision GmbH sind so konzipiert, dass die verantwortlichen Führungskräfte bereits im zweiten Teil des Workshops anwesend sind, wo die Ergebnisse präsentiert und hinsichtlich der Umsetzbarkeit diskutiert werden. Im Nachgang werden alle Materialien als Fotoprotokoll zur Verfügung gestellt. Zielstellung ist die Ausgestaltung und Planung praxisorientierter und bedarfsgerechter, kurz, mittel- und langfristiger Maßnahmen.
Zusammen erreichen Sie mehr
Die Erarbeitung praktikabler Prozesse und Veränderungen in Abteilungen und Teams werden vor allem durch eine partizipative Bottom-up Herangehensweise unterstützt. Je mehr Spielraum und Selbstbestimmung Mitarbeiter:innen wahrnehmen, desto kreativer gestalten sie ihre Ideen aus (Deutinger, 2017 & Mast, 2022). Aber kulturelle und organisationale Probleme in die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu legen, würde das Problem verlagern. Wenn Arbeit oder das Arbeitsumfeld an sich der Auslöser von Stress ist, ist sind verhaltenspräventive Ansätze wie ein Stressmanagementtraining allein nicht die Lösung. Die Krankenstandsanalyse der DAK zeigt: Denken Sie groß und vielschichtig und eben nicht nur an den Obstkorb oder Fitnessstudiogutscheine.
Verhältnisprävention geht vor Verhaltensprävention!
Bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen erfolgt stets eine Kosten-Nutzen-Abwägung. Maßnahmen sollten zudem möglichst an der Ursache der Belastung ansetzen (also auf Organisations-, Struktur-, Prozess- und Tätigkeitsebene) und weniger bei den Mitarbeitenden.
Ideen alleine reichen nicht aus
Nur wenn die Verantwortungsbereiche klar geregelt sind, können die Mitarbeitende der Abteilung selbst, Führungskräfte, HR und BGM ihre Aufgaben effektiv und mit voller Energie angehen. Deshalb sollten Prioritäten, Termine, Budgets und Zuständigkeiten in Teams klar vereinbart werden. Das Team sollte idealerweise auch einen gewissen Einfluss auf die Erreichbarkeit der Ziele haben.
Terminierung und Transparenz
Nicht jede Maßnahme kann und muss sofort umgesetzt werden. Aufgrund dessen ist die Überführung in einen Maßnahmenplan (Was? Wer? Bis wann?) mit terminierten Arbeitsschritten und klarer Aufgabenverteilung wichtig. Hierbei ist besonders entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig und stetig über Entscheidungen zu informieren und die Umsetzung – v.a. bei abteilungsübergreifenden Themen – transparent zu gestalten. Dazu zählt eben auch, konkrete Verantwortlichkeiten festzulegen und diese einzuhalten.
Wirkungskontrolle der umgesetzten Maßnahmen
Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu zu überprüfen, ob sich die psychische Belastungssituation nach der Umsetzung von Maßnahmen tatsächlich verändert hat. Wenn Sie zum Beispiel Maßnahmen ergriffen haben, um die Unterbrechungen bei der Arbeit zu verringern (Aufklären der Kollegen, geschlossene Zimmertür o.a.), sollten Sie nach einer angemessenen Frist kontrollieren, ob sich die Zahl der Störungen tatsächlich verringert hat. Dazu können Sie die betroffenen Beschäftigten mündlich fragen oder eine schriftliche Kurzbefragung durchführen.
So erfüllen Sie die Dokumentationspflicht richtig
Die Dokumentation kann in Papierform oder aber auch in Form elektronisch gespeicherter Dateien erfolgen. Die notwendigen Inhalte der Dokumentation sollten hierbei sein:
- Festlegung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen, inklusive Umsetzungsfrist und verantwortlicher Person
- Durchführung der Maßnahmen
- Überprüfung der Wirksamkeit
Erfahrungsgemäß ist der Aspekt der Dokumenation ein großes Hindernis- mit Excel, haben alle Zugriff auf das Dokument, wer übernimmt die Nachverfolgung?
Schluss mit Excel-Chaos: Unser digitales Maßnahmenmodul
HealthVision hat hierfür ein eigenes Online-Maßnahmenmodul entwickelt.
In der Plattform steht ein strukturiertes Template zur Verfügung, in dem Maßnahmen beschrieben und ihr Umsetzungsgrad dokumentiert wird. Das Modul unterstützt Führungskräfte und den Steuerungskreis bei der systematischen Umsetzung und schafft jederzeit Transparenz über den Fortschritt.
Zum Nachlesen:
Deutinger, G. (2017). Kommunikation im Change: Erfolgreich kommunizieren in Veränderungsprozessen (2. Aufl.). Springer Gabler.
Faupel, S. & Süß, S. (2017). Führung als Erfolgsfaktor in Veränderungsprozessen, Internetpublikation auf www.haufe.de (https://www.haufe.de/personal/hr-management/fuehrung-als-erfolgsfaktor-in-veraenderungsprozessen_80_423802.html)
Mast, C. (2022). Interne Unternehmenskommunikation: Mitarbeiter und Führungskräfte informieren und motivieren. In: Zerfaß, A., Piwinger, M., Röttger, U. (eds) Handbuch Unternehmenskommunikation. Springer Gabler, Wiesbaden.
