💼 Teamassistenz / Administrative Assistenz (m/w/d)

ca. 8 Std./Woche · Remote mit monatlichem Meeting in Mannheim oder Heidelberg

💚 Über uns – HealthVision

Wir steigern das Wohlbefinden von Menschen durch ihre Arbeit – und wissen, dass Unternehmen dadurch nachhaltig profitieren.

HealthVision ist seit über 20 Jahren führend in evidenzbasierten, digitalen Lösungen zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz.

Unsere ganzheitliche Plattform unterstützt Unternehmen – vom DAX-Konzern bis zum inhabergeführten Mittelständler – mit präzisen Erhebungen, intelligenten Benchmarks und datenbasierten Handlungsempfehlungen.

Wir glauben: Nur was man misst, kann man wirksam verändern. Deshalb kombinieren wir neueste wissenschaftliche Erkenntnisse mit algorithmisch gestützten Analysen, intuitiven Dashboards und klaren Reports – für mehr Engagement, Gesundheit und Innovationskraft.

Du wirst Teil eines selbstorganisierten, engagierten Teams, das mit Leidenschaft und Expertise die Arbeitswelt von morgen gestaltet – für mehr Leistung, Lebensfreude und psychische Sicherheit.

🚀 Deine Aufgaben bei uns

• Vorbereitende Buchhaltung & Finanzorganisation: Du arbeitest mit Lexoffice, behältst Belege, Rechnungen und Zahlungseingänge im Blick und stellst sicher, dass alle Unterlagen korrekt und vollständig vorbereitet sind.
• Zusammenarbeit mit Steuerberater & externen Partnern: Du koordinierst Abläufe, stellst notwendige Informationen bereit und sorgst für einen reibungslosen Austausch.
• Kommunikation & Organisation: Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz per E-Mail, mit Partnern und Kunden, sichtest eingehende digitale Post und informierst die Geschäftsführung bei wichtigen Themen.
• Digitale Struktur & Dokumentation: Du sorgst für eine saubere, nachvollziehbare Ablage aller relevanten Unterlagen und Belege.
• Teamkoordination: Du planst unser monatliches Teammeeting, buchst Räume und behältst Termine im Blick.
• Personal- & Office-Administration: Du unterstützt bei administrativen Prozessen rund ums Team – von Vertragsunterlagen über Reisekosten bis hin zu internen Abstimmungen.
• Allround-Support: Du übernimmst kleine Recherchearbeiten, bereitest Präsentationen auf oder unterstützt das Team bei administrativen Projekten.

💡 Das bringst du mit

• Erfahrung in administrativer Arbeit, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office und Lexoffice
• Freude an Zahlen, Struktur und digitalen Prozessen
• Sichere Kommunikation in Wort und Schrift – auf Deutsch und Englisch
• Eigenverantwortliche, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent mit Blick fürs Detail und Mitdenken für Prozessverbesserungen
• Bereitschaft, einmal im Monat zum Teammeeting nach Mannheim oder Heidelberg zu kommen

🌿 Das erwartet dich bei uns

• Ein wertschätzendes, motiviertes Team mit flachen Hierarchien, hoher Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum
• Remote-First-Arbeiten mit monatlichem Teamtreffen in Heidelberg oder Mannheim
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Minijobs (ca. 8 Stunden pro Woche)
• Vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten und fachlicher Austausch auf Augenhöhe
• Moderne Arbeitsmittel und ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Offenheit und Wirksamkeit setzt

✉️ Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Bewirb dich, in dem du uns deine Unterlagen mit ein paar Zeilen zu deiner Motivation schickst an: bewerbung@healthvision.de